Om het proces van debiteurenbeheer zo effectief mogelijk te laten verlopen zijn er vier stappen die elke ondernemer zelf kan zetten:
Dynamische benadering
Bedenk allereerst: uw klant is ook maar een mens. Als een betaling op zich laat wachten, probeer dan te achterhalen of de klant niet wil betalen (maar het wel kan) of niet kan betalen (maar het wel wil). Ga daarom in gesprek met de klant, telefonisch of met een persoonlijke mail. Een persoonlijke dialoog levert vaak veel meer op dan een ‘koude’ of automatisch gegenereerde email. Misschien is de klant niet of niet helemaal tevreden over jouw dienst of product. Of de factuur is hem domweg ontgaan. Menselijke zaken, die snel en makkelijk opgelost kunnen worden.
Maak betalen makkelijk en laagdrempelig
De meest effectieve manier om betaalgedrag te beïnvloeden, is om het zo makkelijk mogelijk te maken om de openstaande factuur te voldoen. Hiervoor bestaan tegenwoordig veel goede oplossingen, van boekhoudpakketten met digitale betaallinks tot het doen van een betaalverzoek binnen jouw digitale bankomgeving. Jouw incassopartner of accountant kan je hierover informeren. De ervaring leert dat er steeds meer gebruik wordt gemaakt van deze betaalmogelijkheden, door zowel kleine als grote ondernemingen, en dat het aantal tijdige betalingen meestal toeneemt.
Een goed gesprek
Gaat een klant ondanks deze inspanningen niet over tot betaling? Voer dan een goed gesprek. Het is aan te raden om dat voor te bereiden. Stel van tevoren van wat voor jou de gewenste oplossing is en geef dat ook duidelijk aan, maar houd ook oor voor de argumenten van je klant – het blijft een kwestie van willen én kunnen. Leg gemaakte betaalafspraken vast. Benadruk dat je graag de dialoog in stand houdt, ook als een betaling onverhoopt niet lukt. Onze ervaring leert dat debiteuren soms met een voorstel akkoord gaan, terwijl ze eigenlijk al weten dat ze er niet aan kunnen voldoen – het ongemak en de confrontatie maakt soms dat ze zo snel mogelijk van het gesprek af willen. Maak dus duidelijke afspraken en houd de dialoog open.
Eerste hulp bij onbetaalde facturen
Hebben de gesprekken en verstuurde herinneringen ondanks alle inspanningen niet het gewenste resultaat gebracht? Dan is de grens bereikt – het kost simpelweg te veel tijd om je bezig te houden met een niet betalende debiteur. De keuze voor een externe partij is onvermijdelijk.
Bij de keuze voor een incassokantoor, is er een aantal zaken om in de gaten te houden:
- Werk bij voorkeur met een incassokantoor dat jouw specifieke branche en werk begrijpt.
- Heb je een kleine onderneming of eenmanszaak? Zoek dan een incassokantoor met kennis van het MKB.
- Zelfs in deze lastige situatie hoop je op behoud van de klant. Kies daarom voor een gecertificeerd incassobureau via de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso Ondernemingen.
- Slechts een aantal incassobureaus in Nederland mogen het incassokeurmerk voeren en voldoen aan de strenge eisen die ten aanzien van het verkrijgen en behouden van dit keurmerk worden gesteld. Voor opdrachtgevers betekent dit keurmerk dat de zaken uitbesteedt worden aan een betrouwbare partner waaraan hoge eisen worden gesteld op het gebied van o.a. maatschappelijk verantwoord incasseren, dekkingsgraad derdenrekening (100%), correcte afdracht van derdengelden (dagelijks), correcte benadering van debiteuren en een onafhankelijke geschillenregeling.
